La gestion des priorités
Quand on travaille en solo ou avec une équipe restreinte, il arrive souvent que l'on soit débordé car les appels, les messages, les mails ou les collègues peuvent nous "détourner" de notre objectif.
En effet, lire et répondre à un message ou à un mail, décrocher le téléphone ou engager une conversation avec un collègue nous fait perdre du temps dur les tâches que nous avons à faire.
Afin de pouvoir être "efficace", il faut planifier son travail, établir une liste des priorités.
Pour savoir dans quel ordre vous devez effectuer votre travail, il faut prioriser les tâches.
Pour cela, il faut déterminer l'urgence des tâches et les classer dans l'ordre des priorités.
- Urgent et prioritaire (ce que vous devez traiter en premier)
- Urgent et non prioritaire (ce qui doit être fait dans un second temps)
- Non urgent (ce que vous pouvez reporter)
Avant de pouvoir catégoriser, il faut prendre connaissance de vos mails. En fonction de l'agencement de votre boîte mail , vous lirez les mails reçus dans la boîte principales puis les mails classés dans les libellés.
Il m'arrive parfois de remettre un mail en "non lu" de part sa nature et son "importance". Cela me permets également de savoir ce qui est à traiter. Un mail peut être un retour demandant ou non une réponse.
Une fois les mails lus et leur priorité établie, il reste à prioriser les tâches que vous n'avez pas eu le temps de réaliser les jours précédents. Les inclure dans la nouvelle liste évite de les oublier, car leur importance peut avoir évoluée comme par exemple une date butoir arrivée à échéance.
Maintenant que vous avez priorisé vos tâches, il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail. Attention cependant à ne pas vous précipiter, vous pourriez faire des erreurs. Même si l'importance de la tâche est haute, vous devez prendre le temps de la traiter.
Pour que votre travail soit efficace, il faut aussi que vous soyez dans de bonnes dispositions. Pour cela pensez à faire des pauses, à boire un verre d'eau, un café ou tout autre boisson soft, à vous dégourdir les jambes, étirer votre dos et à quitter l'écran des yeux. Profitez de ce temps de pause, pour prendre connaissance des notifications sur votre téléphone
Si vous avez du mal à gérer le moment de votre pause, vous pouvez mettre une alarme qui vous rappellera de vous arrêter quelques instants.
Faites de même à l'heure du déjeuner, il est important de prendre ce temps de pause pour vous et de vous déconnecter de votre travail en faisant une petite sieste, en lisant un livre ou encore en faisant du yoga 😉. Cela vous permettra de revenir en pleine forme et prêt à affronter cet après-midi de travail.
Même si cela peut paraître logique, pensez à barrer ou encore surligner les tâches que vous avez réalisées.
Je vous conseille cependant de ne pas les effacer car vous pourriez vous dire que vous n'avez pas avancé.
En les barrant, vous pourrez visualiser les tâches que vous avez réalisées, mais aussi évaluer le temps que vous avez pu y passer.
Ne vous dites surtout pas que vous avez passé trop de temps à la réaliser, car le temps que vous avez passé était le temps nécessaire.
